Was Sie vor der Unterzeichnung eines Coworking-Vertrags in Wien fragen sollten

Coworking-Verträge wirken einfach. Eine monatliche Zahl, jederzeit kündbar, Kaffee inklusive. Drei Monate später stellen Sie fest, dass die Besprechungsräume extra kosten, Ihr „flexibler“ Schreibtisch morgens um zehn bereits vergeben ist und die Kündigungsfrist nicht der entspricht, an die Sie sich erinnern.

Wien hat einen gesunden Coworking-Markt mit echter Vielfalt – vom Ein-Raum-Betrieb im siebten Bezirk bis zu großen Hubs im Zentrum. Auf der Website wirken die Preise vergleichbar. Die Unterschiede stehen im Vertrag und in den Hausregeln, die es oft gar nicht auf die Website schaffen.

Das sollten Sie fragen – und deshalb ist jede Antwort wichtig.

1. Was genau miete ich?

Zwischen einem Fix Desk, einem Flex Desk und einer Mitgliedschaft, die Zugang zu einem Raum gewährt, besteht ein echter Unterschied.

Ein Fix Desk gehört Ihnen. Sie lassen Ihren Monitor darauf stehen. Bei einem Flex Desk nehmen Sie, was gerade frei ist – meist mit einer Fair-Use-Annahme von etwa zwanzig Stunden pro Woche. Eine Mitgliedschaft kann auch nur Zugang zu einer Lounge bedeuten, ganz ohne garantierten Sitzplatz.

Fragen Sie nach dem genauen Begriff in Ihrem Vertrag und anschließend, was er an einem Dienstagmorgen im November praktisch bedeutet.

2. Wie lang ist die Kündigungsfrist und wann beginnt sie zu laufen?

„Jederzeit kündbar“ bedeutet fast nie das, wonach es klingt. In Wien üblich sind ein Monat zum Ende des Folgemonats oder eine Mindestlaufzeit von drei, sechs oder zwölf Monaten plus zusätzlicher Kündigungsfrist.

Die entscheidende Frage lautet: Wenn ich heute kündige, welcher ist mein letzter bezahlter Tag? Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.

3. Wie lang ist die Mindestlaufzeit und was passiert danach?

Manche Verträge gehen nach der Mindestlaufzeit in ein unbefristetes Verhältnis über. Andere verlängern sich automatisch um eine weitere volle Laufzeit, wenn Sie nicht innerhalb eines bestimmten Zeitfensters kündigen. Die zweite Variante hat schon viele kleine Teams überrascht.

Bei automatischer Verlängerung fragen Sie, wann das Kündigungsfenster beginnt, und tragen Sie es am Tag der Unterzeichnung in Ihren Kalender ein.

4. Ist die Umsatzsteuer enthalten?

In Österreich werden Coworking-Preise für Unternehmen fast immer netto, also ohne zwanzig Prozent Umsatzsteuer, angegeben. Aus einem Schreibtisch um 400 Euro werden 480 Euro. Das ist üblich und kein Trick, verändert Ihr Budget aber um ein Fünftel – und wird oft übersehen.

Fragen Sie direkt, ob der angegebene Betrag netto oder brutto ist.

5. Was ist enthalten und was wird separat verrechnet?

Drucken Sie die Liste aus. Übliche Kandidaten für eine separate Abrechnung sind:

• Besprechungsraumstunden über ein monatliches Kontingent hinaus
• Druckseiten über einer bestimmten Anzahl
• Parken
• Schließfächer oder Stauraum
• Postbearbeitung und Geschäftsadresse
• Gästepässe
• Events und Workshops
• Kaffee – an manchen Orten

Es ist nicht unangemessen, dafür Geld zu verlangen. Sie möchten es nur vorher wissen, nicht nachher.

6. Wie viele Besprechungsraumstunden erhalte ich und wie buche ich sie?

Das ist die häufigste Quelle unerwarteter Kosten. Fragen Sie, wie viele Stunden enthalten sind, ob ungenutzte Stunden übertragen werden, was eine zusätzliche Stunde kostet und wie weit im Voraus Sie buchen können.

Stellen Sie dann eine schwierigere Frage: Wie viele Besprechungsräume gibt es im Verhältnis zur Mitgliederzahl? Ein Space mit zweihundert Mitgliedern und drei Besprechungsräumen ist ein Space, in dem Sie am Donnerstagnachmittag keinen Raum bekommen werden.

7. Wie lauten die tatsächlichen Öffnungszeiten?

Zugang rund um die Uhr ist verbreitet, aber nicht selbstverständlich – und manchmal gilt er nur für Mitglieder mit Fix Desk. Wenn Sie Kund:innen in anderen Zeitzonen haben oder Ihr Team spät arbeitet, prüfen Sie, ob Sie abends um acht noch hineinkommen und ob der Gebäudeeingang separat versperrt wird.

8. Wie ist die Situation bei Telefonaten und Videoanrufen?

Fragen Sie, wie viele Telefonkabinen vorhanden sind und ob man sie buchen kann. Fragen Sie, ob Gespräche am Schreibtisch erlaubt sind. Manche Spaces sind Bibliotheken, andere Marktplätze. Beides ist nicht falsch – Sie brauchen nur den Ort, der zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Der ehrliche Test: Besuchen Sie den Space an einem Werktag um elf Uhr und hören Sie zu.

9. Wie ist das Internet?

Nicht die beworbene Geschwindigkeit. Fragen Sie, ob die Verbindung symmetrisch ist, ob es einen kabelgebundenen Anschluss gibt und ob eine Backup-Leitung vorhanden ist. Wenn Sie Videoanrufe führen oder große Dateien übertragen, ist eine symmetrische Verbindung wichtiger als eine hohe Download-Zahl.

10. Was passiert, wenn wir von zwei auf acht Personen wachsen?

Diese Frage entscheidet, ob der Space eine Entscheidung für ein Jahr oder für fünf Jahre ist.

Können Sie während der Vertragslaufzeit Schreibtische hinzufügen? Gibt es im selben Gebäude ein privates Büro, in das Sie wechseln könnten? Bedeutet der Wechsel einen neuen Vertrag und eine neue Kaution oder nur eine Ergänzung des bestehenden Vertrags? Ein Space, der mit Ihnen wachsen kann, erspart Ihnen einen störenden Umzug genau dann, wenn Sie ihn sich am wenigsten leisten können.

11. Wie hoch ist die Kaution und wie bekomme ich sie zurück?

Übliche Kautionen betragen ein bis drei Monatsentgelte. Fragen Sie, in welchem Zustand der Schreibtisch sein muss, wie lange die Rückzahlung nach Ihrem Auszug dauert und was abgezogen wird. Lassen Sie das im Vertrag festhalten, nicht nur in einer E-Mail.

12. Wer arbeitet sonst noch hier?

Keine rechtliche Frage, aber diejenige, die darüber entscheidet, ob der Space seinen Preis wert ist. Ein Coworking-Schreibtisch in Wien kostet deutlich mehr als ein Schreibtisch in einer günstigen Untermiete. Der Aufpreis bezahlt den Raum – und der Raum besteht aus den anderen Menschen darin.

Fragen Sie, welche Arten von Unternehmen Mitglieder sind, ob es Community-Events gibt und ob die Mitglieder daran teilnehmen. Fragen Sie anschließend, ob Sie vor der Entscheidung einen Tag zur Probe kommen können. Wenn ein Space einen Probetag ablehnt, sagt das etwas aus.

Zwei Dinge, die völlig vergessen werden

Der Arbeitsweg. Ein günstigerer Schreibtisch, der fünfundzwanzig Minuten weiter entfernt liegt, kostet Sie etwa vierzig Minuten pro Tag – rund drei Arbeitswochen im Jahr. Rechnen Sie das ein.

Die Adresse. Wenn Sie Rechnungen an Kund:innen stellen, Meetings veranstalten oder Personal einstellen, sendet Ihre Geschäftsadresse ein Signal. In Wien wirken der erste und zweite Bezirk anders als die Außenbezirke. Ob das für Ihr Unternehmen wichtig ist, hängt ganz von Ihnen ab; Sie sollten die Entscheidung aber bewusst treffen und nicht dem Zufall überlassen.

Ein vernünftiger Prozess

Wählen Sie drei Spaces für die engere Auswahl. Besuchen Sie jeden an einem normalen Werktag, nicht zu einem eigens gewählten Besichtigungstermin. Bleiben Sie eine Stunde. Stellen Sie die zwölf Fragen oben und notieren Sie die Antworten. Fragen Sie nach einem Probetag.

Vergleichen Sie anschließend die gesamten monatlichen Kosten inklusive Umsatzsteuer, die Besprechungsraumstunden, die Sie realistisch nutzen werden, und gegebenenfalls die Parkkosten. Die niedrigste beworbene Zahl ist selten die niedrigste tatsächliche Zahl.

---

Unsere Coworking-Fläche befindet sich im größeren Hub in der Praterstraße 1, zwei Minuten vom Schwedenplatz entfernt. Fix und Flex Desks, 750 m² Coworking-Fläche in einem 9.000 m² großen Hub, Telefonkabinen, vergünstigte Besprechungsräume für Mitglieder und eine Community aus Startups, Scale-ups und Corporate-Innovation-Teams, die sich das Gebäude teilen.

Entdecken Sie die Coworking-Optionen oder buchen Sie eine Besichtigung.