So planen Sie ein Firmenevent in Wien: Die 14-Punkte-Checkliste

Die meisten Firmenevents scheitern nicht am Veranstaltungstag. Sie scheitern sechs Wochen früher, wenn jemand einen Raum auf Basis einer geschätzten Teilnehmerzahl bucht oder vergisst, dass die Catering-Bestellung abgeschlossen wird, bevor die letzten Rückmeldungen eingehen.

Wir veranstalten in unserem Hub im zweiten Bezirk weit über hundert Events pro Jahr und sehen immer wieder dieselben vierzehn Dinge, die schief- oder gutgehen. Hier sind sie – in der Reihenfolge, in der Sie sich darum kümmern sollten.

1. Schreiben Sie auf, wozu das Event dient

Nicht das Thema. Das Ergebnis. Möchten Sie Leads generieren, etwas auf den Markt bringen, vierzig Personen schulen oder einem Team einen Grund geben, gemeinsam im selben Raum zu sein? Jede spätere Entscheidung leitet sich daraus ab – und erstaunlich viele Events werden geplant, ohne dass jemand diese Frage laut beantwortet.

Ein Event zur Leadgenerierung braucht lange Pausen und viel offene Fläche. Ein Schulungstag braucht das Gegenteil. Wenn Sie das gewünschte Ergebnis nicht in einem Satz benennen können, buchen Sie noch nichts.

2. Legen Sie zuerst den Termin fest

In Wien sind die schwierigen Zeitfenster Ende Juni bis August, die zwei Wochen rund um Weihnachten und der Freitag vor oder nach jedem verlängerten Wochenende. Gute Räume im Stadtzentrum sind in den stark nachgefragten Monaten September, Oktober und November sechs bis acht Wochen im Voraus vergeben.

Prüfen Sie den österreichischen Feiertagskalender und anschließend, ob in derselben Woche eine große Messe stattfindet. Die Hotelpreise für Ihre internationalen Gäste richten sich danach.

3. Wählen Sie die Raumgröße nach dem Format, nicht nach der Personenzahl

Hier liegen die meisten falsch. Ein Raum, der bei Theaterbestuhlung achtzig Personen fasst, bietet an runden Tischen vielleicht Platz für fünfunddreißig und bei einer Workshop-Anordnung mit Breakout-Fläche für fünfundzwanzig.

Als grobe Orientierung sollten Sie bei Theaterbestuhlung mit 1 m² pro Person rechnen, bei einem Stehempfang mit 1,5 bis 2 m² und bei Formaten mit Tischen, Bewegung oder Gruppenarbeit mit 2,5 bis 3 m². Unsere eigenen Räume reichen von einer 100 m² großen Lounge für achtzehn Personen über eine 370 m² große Fläche für hundertdreißig bis hin zum gesamten 1.500 m² großen Hub für größere Formate. Entscheidend ist die Zahl, die zu Ihrer Raumaufteilung gehört.

4. Entscheiden Sie jetzt über Hybrid – nicht später

Wenn Sie zwei Wochen vor dem Termin einen Stream ergänzen, müssen Sie Technik mieten, eine Fachkraft engagieren und den Raum so umstellen, dass die Kamera etwas Sinnvolles aufnehmen kann. Wenn Sie sich zu Beginn entscheiden, kann die Location entsprechend planen.

Fragen Sie die Location direkt, ob Zoom und Teams nativ unterstützt werden, wer den Stream betreut und ob es im Raum eine feste Kameraposition gibt. Lautet die Antwort „Wir können etwas organisieren“, planen Sie mehr Zeit und mehr Geld ein.

5. Besichtigen Sie den Raum, bevor Sie unterschreiben

Grundrisse täuschen. Säulen sind nicht eingezeichnet. Die Deckenhöhe verändert, wie sich hundert Personen im Raum anfühlen. Tageslicht ist wichtiger, als jedes Foto vermuten lässt – ebenso wie die Frage, ob es sich abdunkeln lässt, wenn jemand präsentieren möchte.

Die meisten Locations in Wien bieten eine kostenlose Besichtigung an. Nehmen Sie sie wahr und bringen Sie die Person mit, die am Veranstaltungstag die Leitung übernimmt.

6. Prüfen Sie die technische Grundausstattung vor Ort

Projektor oder großer Bildschirm – und wie groß. Wie viele Mikrofone vorhanden sind und ob es Hand-, Headset- oder Ansteckmikrofone sind. Ob es ein Rednerpult gibt. Wo sich die Steckdosen befinden. Ob das WLAN stabil bleibt, wenn sich hundert Geräte gleichzeitig verbinden – das ist eine andere Frage als die nach der Geschwindigkeit des WLANs.

7. Planen Sie das Budget in drei Blöcken, nicht in einem

Raum, Catering und Extras. Der Raum ist die Zahl, die genannt wird. An den beiden anderen Blöcken scheitern Budgets.

Die Raummiete im Zentrum Wiens liegt für einen halben Tag bei einer mittelgroßen Fläche grob zwischen 600 und 1.500 Euro; ganze Tage kosten entsprechend mehr. Catering wird pro Person berechnet und summiert sich schnell: Als grobe Planungswerte gelten etwa 8 Euro pro Person für Snacks, 13 Euro für Getränke oder ein Sandwich-Mittagessen und ab 15 Euro, sobald Alkohol dazukommt. Zu den Extras zählen Streaming, Videoaufnahmen, zusätzliche Möbel, Beschilderung und Parkplätze.

Schlagen Sie fünfzehn Prozent für Dinge auf, die niemand vorhergesehen hat.

8. Stimmen Sie das Catering auf die Agenda ab

Ein dreistündiger Workshop braucht Kaffee und eine Kleinigkeit. Ein ganzer Tag braucht ein richtiges Mittagessen, sonst lässt die Energie nach zwei Uhr nach. Bei einem Abendempfang braucht es Speisen, die man im Stehen essen kann, während man in der anderen Hand ein Glas hält.

Fragen Sie die Location, ob sie selbst Catering anbietet, ob externe Caterer erlaubt sind und ob es eine Partnerliste gibt. Eine Location mit etablierten Catering-Partnern erspart Ihnen eine Beschaffungsrunde.

9. Erfassen Sie Ernährungsbedürfnisse bei der Anmeldung

Nicht per E-Mail drei Tage vorher. Fügen Sie dem Anmeldeformular ein Freitextfeld hinzu, keine Dropdown-Liste, denn darin fehlt immer die passende Option. Übermitteln Sie die Angaben dann gemeinsam mit der finalen Teilnehmerzahl an das Catering.

10. Planen Sie vom Veranstaltungstag rückwärts

Ein praktikabler Zeitplan für ein mittelgroßes Firmenevent:

• Acht Wochen vorher: Termin bestätigt, Location gebucht, Ziel und Format vereinbart
• Sechs Wochen vorher: Vortragende oder Trainer:innen bestätigt, Anmeldung geöffnet
• Vier Wochen vorher: Agenda fixiert, Catering vorbestellt, AV-Anforderungen an die Location gesendet
• Zwei Wochen vorher: erste Erinnerung an die Eingeladenen, Regieplan erstellt, Beschilderung bestellt
• Eine Woche vorher: finale Teilnehmerzahl an das Catering, technische Generalprobe, Briefing für alle Präsentierenden
• Am Vortag: Raum eingerichtet und geprüft, Materialien vor Ort

Bei einer großen Konferenz verdoppeln Sie jeden Zeitraum.

11. Überbuchen Sie, denn nicht alle erscheinen

Bei einem kostenlosen internen Event können Sie damit rechnen, dass siebzig bis achtzig Prozent der Angemeldeten erscheinen. Bei einem kostenlosen externen Event sind es fünfzig bis siebzig Prozent, bei einem kostenpflichtigen Event fünfundachtzig bis fünfundneunzig Prozent. Laden Sie entsprechend ein und nennen Sie dem Catering die realistische Zahl statt der Anmeldezahl.

12. Erstellen Sie einen Regieplan

Eine Seite. Links die Uhrzeiten, in der Mitte das Geschehen, rechts die verantwortliche Person. Nehmen Sie auch die unspektakulären Punkte auf: Türöffnung, Mikrofontest, Begrüßung der Vortragenden, Start des Streams.

Senden Sie ihn an die Location. Gute Location-Teams entdecken die Lücke, die Ihnen entgangen ist.

13. Klären Sie die Ankunft, bevor die Gäste eintreffen

Wo kommen die Gäste hinein? Gibt es einen Empfangstisch? Wer besetzt ihn? Ist der Weg von der Straße ausgeschildert? Wo können Mäntel abgelegt werden? Wo ist die nächste Parkgarage und muss sie vorab gebucht werden? Gibt es für internationale Gäste ein Partnerhotel mit Sondertarif?

Die Ankunft prägt die Stimmung des gesamten Events und wird dennoch am häufigsten dem Zufall überlassen.

14. Planen Sie die Nachbereitung vor dem Event, nicht danach

Legen Sie jetzt fest, wer was an wen und wann verschickt: Folien, Fotos, eine Aufzeichnung, eine Dankesnachricht, einen nächsten Schritt. In den zwei Tagen nach einem Event ist das Interesse am höchsten – und alle Beteiligten sind am erschöpftesten. Schreiben Sie die Follow-up-E-Mail im Voraus, dann wird sie auch versendet.

Eine Anmerkung zur Wahl der Location selbst

Die Lage ist wichtiger als der Quadratmeterpreis. Eine zentrale Lage in Wien mit einer U-Bahn-Station in der Nähe bedeutet, dass weniger Menschen zu spät kommen und weniger früher gehen. Internationale Gäste gelangen außerdem ohne Taxi vom Flughafen dorthin.

Darüber hinaus lohnen sich vor allem praktische Fragen. Gibt es während des Events Betreuung vor Ort oder bekommen Sie nur die Schlüssel? Wie schnell reagiert die Location auf eine Angebotsanfrage? Kann sie eine Woche vorher noch eine Änderung der Raumaufteilung umsetzen? Hat sie Erfahrung mit Ihrem Format?

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Wir betreiben unsere eigenen Eventflächen in der Praterstraße 1 im Design Tower, zwei Minuten vom Schwedenplatz entfernt. Vier Räume ab 100 m², bis hin zum gesamten 1.500 m² großen Hub, internes Catering und Catering-Partner, Hybrid-Unterstützung sowie ein Team, das Angebotsanfragen innerhalb eines Tages beantwortet. Besichtigungen sind kostenlos.

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