Wann der Wechsel vom Homeoffice in ein echtes Büro sinnvoll ist (und worauf Sie achten sollten)
Sechs Anzeichen dafür, dass ein Team über reine Remote-Arbeit hinausgewachsen ist – und sechs, dass es noch nicht so weit ist.
Niemand verlässt das Homeoffice wegen eines einzigen dramatischen Moments. Es geschieht schrittweise. Ein Meeting, das ein Whiteboard gebraucht hätte. Eine neu eingestellte Person, die nie ganz auf den nötigen Stand kam. Eine Gründerperson, der auffällt, dass sie seit vier Monaten kein Gespräch mit Teammitgliedern geführt hat, das nicht im Kalender stand.
Die Entscheidung ist wirklich schwierig, weil Remote-Arbeit nicht kaputt ist. Sie ist günstiger, erweitert den Talentpool und viele Menschen leisten zu Hause ihre beste Arbeit. Die Frage ist nicht, ob Remote-Arbeit gut ist. Die Frage ist, ob Ihr konkretes Team in seiner konkreten Größe und bei seiner konkreten Arbeit den Punkt erreicht hat, an dem das Fehlen eines gemeinsamen Raums mehr kostet als der Raum selbst.
So erkennen Sie es.
Sechs Anzeichen, dass es Zeit ist
Das Onboarding funktioniert nicht mehr. Neue Mitarbeitende brauchen drei Monate statt drei Wochen, um produktiv zu werden, und niemand kann erklären, warum. Das ist das deutlichste Signal. Remote-Onboarding funktioniert, wenn die Person die Branche, die Tools und die Gepflogenheiten bereits kennt. Es scheitert, wenn sie aufnehmen muss, wie das Unternehmen denkt – denn das geschieht durch Mithören, nicht durch Dokumentation.
Sie planen Gespräche, die neunzig Sekunden dauern sollten. Wenn eine kurze Frage eine Kalendereinladung zwei Tage im Voraus erfordert, sind die Koordinationskosten höher als die Kosten räumlicher Nähe.
Entscheidungen werden immer wieder neu aufgerollt. Eine Entscheidung in einem Videoanruf mit acht Personen ist eine Entscheidung, der die Hälfte nicht wirklich zugestimmt hat. In einem Raum kommt Widerspruch sofort auf. In einem Call zeigt er sich drei Wochen später.
Ihre Arbeit braucht eine Fläche. Produktdesign, komplexe Planung, alles mit Abhängigkeiten und Zielkonflikten. Digitale Whiteboards eignen sich gut, um ein Ergebnis festzuhalten, aber schlecht, um eines zu erarbeiten.
Kund:innen oder Investor:innen brauchen einen Ort, an den sie kommen können. Wenn Sie an Großunternehmen verkaufen, erfahrene Mitarbeitende einstellen oder Kapital aufnehmen, wird das Fehlen einer Adresse zu einem echten Nachteil statt zu einer neutralen Tatsache.
Jemand hat es laut ausgesprochen. Wenn ein Teammitglied erwähnt hat, gerne einen Ort zum Arbeiten zu haben, denken andere ebenfalls darüber nach. Isolation ist ungleich verteilt. Wer allein in einer kleinen Wohnung lebt, erlebt Remote-Arbeit anders als jemand mit einem Gartenbüro.
Sechs Anzeichen, dass es noch nicht so weit ist
Ihr Team ist tatsächlich über mehrere Städte verteilt und ein Büro in einer davon schafft ein Unternehmen mit zwei Klassen. Ihre Arbeit ist konzentriert und individuell, Unterbrechungen sind der Feind. Ihre finanzielle Reichweite ist so knapp, dass fixe monatliche Kosten Ihre Überlebenschancen verändern. Ihre Teamgröße wird sich in sechs Monaten verdoppeln oder halbieren und Sie wissen nicht, was davon eintritt. Sie erwägen ein Büro, weil ein Wettbewerber eines hat. Sie haben noch keinen Coworking-Probetag oder einen regelmäßigen Tag in einem gemieteten Besprechungsraum ausprobiert – günstigere Experimente, die die meisten derselben Fragen beantworten.
Was es kostet
Die Miete ist die Zahl, die genannt wird – und nicht die Zahl, auf die es ankommt.
Für ein kleines Team in Wien umfassen die realistischen monatlichen Kosten eines privaten Büros Miete, Betriebskosten, Internet, über die Laufzeit abgeschriebene Möbel, Reinigung, Versicherung sowie die Kaution, die Kapital bindet. Beim traditionellen Weg kommen außerdem eine Maklerprovision von typischerweise zwei bis drei Monatsmieten und eine Ausbauphase von sechs Wochen bis sechs Monaten hinzu, in der Sie für eine Fläche zahlen, die Sie noch nicht nutzen können.
Die versteckten Kosten sind Aufmerksamkeit und Zeit. Jemand muss die Fläche finden, den Mietvertrag verhandeln, Möbel kaufen, Internet organisieren, die Reinigung koordinieren und den Anruf entgegennehmen, wenn die Heizung ausfällt. In einem Unternehmen mit zehn Personen ist diese Person jemand aus dem Gründungsteam – und deren Zeit ist der teuerste Einsatzfaktor, den Sie haben.
Deshalb gibt es vollständig betreute Büros. Sie zahlen einen höheren ausgewiesenen Preis und erhalten dafür eine möblierte, angeschlossene, gereinigte und instand gehaltene Fläche – ohne Maklerprovision und ohne Ausbaupause. Ob sich dieser Tausch lohnt, hängt davon ab, welchen Wert Sie den dadurch frei werdenden Stunden des Gründungsteams beimessen.
Die drei Wege – ehrlich betrachtet
Coworking-Schreibtische. Geringste Bindung, niedrigste Kosten, keine Privatsphäre. Gut für bis zu etwa acht oder zehn Personen und als Experiment vor einer festen Entscheidung. Funktioniert nicht mehr, sobald Sie vertrauliche Gespräche, ein dauerhaftes Whiteboard oder einen Raum brauchen, der sich wie Ihrer anfühlt.
Privates Büro in einem betreuten Hub oder Businesscenter. Höhere Quadratmeterkosten als bei einer leeren Gewerbefläche, dafür keine Maklerprovision, kein Ausbau und kein Facility Management. Die Laufzeiten sind meist kürzer und oft kann man im selben Gebäude expandieren. Geeignet für Teams zwischen ungefähr acht und fünfzig Personen, die noch unvorhersehbar wachsen.
Ein traditioneller Gewerbemietvertrag. Pro Quadratmeter am günstigsten und in jeder anderen Hinsicht am teuersten. Sinnvoll, wenn Ihre Teamgröße stabil ist, Sie eine auf Ihre Arbeitsweise zugeschnittene Fläche möchten und jemand im Team für den Betrieb zuständig ist.
Worauf Sie bei der Besichtigung achten sollten
Gehen Sie an einem normalen Werktag. Bringen Sie die Person mit, die am häufigsten dort sein wird.
Achten Sie auf das Licht, denn schlechtes Licht lässt sich nicht beheben. Hören Sie auf den Geräuschpegel. Zählen Sie die Steckdosen. Prüfen Sie den Mobilfunkempfang in den Ecken des Raums, nicht nur am Fenster. Finden Sie heraus, welche Mittagsangebote in fünf Gehminuten erreichbar sind – denn davon hängt ab, ob Ihr Team gemeinsam isst oder sich verstreut.
Denken Sie an den Arbeitsweg der Menschen, die Sie bereits beschäftigen, und jener, die Sie einstellen möchten. In Wien heißt das meist: Welche U-Bahn-Linien sind in der Nähe und ist der Weg von der Station im Februar angenehm?
Stellen Sie dann die Vertragsfragen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Kaution, enthaltene Leistungen, was passiert, wenn Sie in einem Jahr mehr Platz brauchen – und was passiert, wenn Sie weniger brauchen.
Der Fehler, den Sie vermeiden sollten
Der häufigste Fehler ist nicht die Wahl des falschen Büros. Es ist die Wahl eines Büros für das Team, das Sie zu haben hoffen, statt für das Team, das Sie haben.
Ein Büro für zwanzig Personen fühlt sich leer an, wenn Sie zu acht sind, kostet zu viel und lässt das Unternehmen wirken, als würde es sich nicht füllen. Ein etwas zu kleines Büro wirkt belebt und bringt Menschen ins Gespräch – und dieses Unbehagen ist ein viel besseres Problem als die Alternative. Nehmen Sie die Fläche, die jetzt passt, und stellen Sie sicher, dass Sie im selben Gebäude wachsen können.
Und wenn Sie eingezogen sind
Das Büro schafft nicht von selbst Kultur. Zwei Dinge machen im ersten Monat den Unterschied: Einigen Sie sich darauf, an welchen Tagen alle vor Ort sind, und tragen Sie etwas in den Kalender ein, das nur persönlich stattfindet. Ein Team, das an zufälligen Tagen ins Büro geht, trägt die Kosten des Büros, ohne seinen Nutzen zu erhalten.
Wählen Sie zwei oder drei feste Tage. Schützen Sie sie. Halten Sie den Rest flexibel.
Wir betreiben private Büros im weXelerate Hub in der Praterstraße 1 im Design Tower, zwei Minuten vom Schwedenplatz entfernt. Möbliert, betreut und bezugsfertig, ohne Maklerprovision, mit Wachstumsmöglichkeiten im selben Gebäude und einem 9.000 m² großen Hub rundherum, der Coworking, Besprechungsräume, Eventflächen und mehr als hundert Events pro Jahr umfasst.
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